Meetings Blog Out 13, 2017
Apesar de o fundador da Microsoft, Bill Gates, ter previsto há 20 anos que não tardaria muito até que todas as pessoas comunicassem através de um dispositivo móvel, teria provavelmente ficado impressionado com a forma como esta tecnologia portátil transformou a vida quotidiana. E no mundo atual dos smartphones e das aplicações de planeamento de eventos, estes são mais valiosos que nunca para ajudar a alcançar objetivos. Analisamos cinco aplicações atualmente no mercado e que atraíram a nossa atenção. Talvez lhe apresentemos a sua aplicação favorita de planeamento de reuniões para muitos eventos futuros.
Apesar de ter permanecido inicialmente algo abaixo das posições de relevo, é muito provável que já tenha usado um produto DoubleDutch se alguma vez transferiu uma aplicação personalizada para eventos. A empresa existe desde 2011, e a sua oferta móvel permitir-lhe-á desenvolver uma aplicação para acompanhar o envolvimento dos participantes na sua exposição ou conferência. A chave para o êxito deste produto é bastante simples: ao incentivar os seus participantes a interagirem intuitivamente através dos seus telemóveis, estes obtêm uma experiência mais agradável e controlada, ao mesmo tempo que os dados relativos ao seu envolvimento são recolhidos por si, para utilização no acompanhamento e em melhorias futuras.
Desde votações e inquéritos aos participantes até à ludificação dos debates e à promoção de interações ao vivo através de um feed de atividades, a aplicação cria a oportunidade de facilitar o networking e de concentrar a atenção dos participantes para desenvolver contactos adequados em momentos mutuamente aceitáveis. A utilização das suas mensagens associadas a GPS também lhe permitirá enviar atualizações dependentes da localização dos participantes, como informações relativas a um orador que esteja próximo.
O objetivo do Attendify, nas próprias palavras da empresa, é “ajudar os organizadores de eventos a desenvolver relacionamentos mais profundos os com seus participantes através de aplicações móveis de eventos envolventes e centradas na função social”. Felizmente, fazem isto bastante bem. Ao estimular os relacionamentos entre todas as partes interessadas no evento, esta aplicação para planeamento de reuniões totalmente personalizável facilita imenso a vida do organizador, e o retorno obtido durante o evento mais do que justifica o curto tempo investido antecipadamente. A aplicação é criada de forma rápida e fácil e assim que os participantes a tenham na mão existirá um desejo natural de interagir com outras pessoas. Isto não só beneficia a sua experiência durante o dia – a rede social é combinada com o guia do evento – mas também proporciona uma excelente perspetiva sobre a forma como o evento se desenrolou, sem mencionar as atualizações em tempo real sobre problemas que precisem de ser resolvidos durante o dia. O Attendify também dá grande ênfase ao relacionamento entre participantes e expositores ou patrocinadores, centrado no ROI.
Se está com problemas para simplificar as suas tarefas de gestão de projetos, experimente o Trello. Não tem apenas um aspeto simples e arrumado: a sua funcionalidade de “arrastar e largar” é simples e a aplicação permite a colaboração entre várias equipas. Com todas as pessoas envolvidas a conhecerem o estágio em que cada requisito se encontra, não existem desculpas para mal-entendidos. Todo o processo de planeamento de eventos, do princípio ao fim, pode ser gerido de forma divertida com o Trello; e uma vez em andamento, tudo o que precisará de fazer será saltar para um dos seus “painéis” para ver rapidamente o que já foi feito ou o que ainda carece de ações.
Desde mostras comerciais a reuniões de empresas, o Superevent pode ser parametrizado para produzir uma aplicação que funcione para si. A sua funcionalidade de rede social pode ligar o organizador aos participantes e aos oradores, num ciclo de comunicação organizado que poderá prosseguir depois do fim do evento. A aplicação proporciona-lhe a opção de manter o público ativo com a participação em inquéritos e votações, que seguidamente lhe darão, a si e a outras partes interessadas, uma melhor compreensão das principais áreas por si determinadas durante o processo de parametrização. Através do reforço da participação e do número de participantes que beneficiam com o networking incentivado pela aplicação, o Superevent respeita os principais fatores de êxito para a maioria dos organizadores. E como os seus programadores compreendem que os participantes planeiam com frequência a sua agenda durante voos onde não existe cobertura de dados, garantiram a disponibilização de apoio off-line.
A personalização é também a palavra-chave quando falamos do TapCrowd. O conhecimento do público, dos objetivos e do tom do evento pode ser usado para desenvolver uma experiência única durante a utilização desta aplicação, que fornece informações (plantas de pisos, notícias sobre exposições, etc.) apresentadas de forma organizada numa única plataforma. Através de notificações push, poderá interagir diretamente com os participantes e ficar a par, em tempo real, de tudo o que está a acontecer no terreno. É muito simples desenvolver a aplicação de forma a se adequar aos seus objetivos, e a equipa responsável está disponível para apoiar durante todo o processo e durante o próprio evento.
Estas são apenas algumas das muitas opções disponíveis para as agências e os organizadores da indústria de eventos e, à medida que os nossos dispositivos móveis se tornarem mais rápidos e inteligentes, juntamente com a insaciável criatividade dos programadores de aplicações, poderá ter a certeza de que aparecerão mais no horizonte. Ficaremos atentos a novas aplicações para planeamento de reuniões e partilharemos consigo outra análise dentro de alguns meses.
