Meetings Blog Fev 06, 2020
Concretizar um evento ou reunião que organizou com sucesso continua a ser o seu objetivo principal. Já a forma como chega a esse sucesso pode surgir na forma de diversos caminhos e depender de diversos fatores. Os avanços tecnológicos abriram criaram mais caminhos para esse sucesso — seja na organização, no próprio dia ou na análise de acompanhamento pós-evento — e os profissionais têm de se manter a par do que está disponível para os ajudar a alcançar os seus objetivos.
Para o ajudar, mergulhámos nalguns dos desenvolvimentos mais recentes na área da tecnologia e criámos um breve resumo dos avanços que não pode perder…
O reconhecimento facial já se tornou bastante comum, com utilizações gerais como para desbloquear um novo smartphone. Agora, está a ganhar influência no setor das reuniões e eventos. Permitindo saber quem é quem e categorizar os participantes de acordo com a idade, sexo e outros fatores, esta tecnologia pode ajudar a gerir elementos como a circulação dos presentes no evento e a criar perfis para efeitos de melhoria de processos de segurança e check-in. Ter um sistema informático a realizar a observação dos participantes, em vez de um ser humano, permite-lhe reduzir custos e ter acesso a dados mais precisos. A identificação das pessoas também pode permitir que as experiências do dia sejam especificamente personalizadas para garantir que os seus convidados desfrutam do evento ao máximo, mas falaremos mais sobre isso mais adiante.
Medição e consolidação de dados
Não há dúvida de que a recolha de dados ao longo dos anos tem promovido a melhoria contínua dos eventos, permitindo uma aprofundada análise a posteriori. Porém, agora a ênfase reside em recolher feedback em tempo real, o que significa que pode implementar essas melhorias durante o próprio evento. Se um elemento da experiência dos participantes não estiver a alcançar o que é esperado, podem ser feitas pequenas alterações sem interromper todo o processo, ou até pequenos ajustes no serviço ou pequenas alterações na comunicação. Este recurso que faculta informações em tempo real também significa que pode criar ofertas com base nas reações, reações essas que podem não ter sido previstas durante a fase de planeamento.
A partir dessa recolha de dados surgem oportunidades para proporcionar uma melhor experiência pós-evento, encurtando o tempo entre a análise do que ocorreu e a compreensão crítica do que ocorreu. O acompanhamento imediato nas redes sociais, por exemplo, focado nos comportamentos identificados durante o evento, pode ajudar a proporcionar uma experiência que se adapta constantemente e rapidamente para manter a atenção e o envolvimento de todos os presentes. A possibilidade de reunir todos os dados disponíveis e responder em tempo útil é essencial para maximizar o sucesso futuro.
Realidade virtual
O desenvolvimento da realidade virtual seguiu-se rapidamente de um processo de adoção alargado em todo o setor de reuniões e eventos. Melhorias constantes na tecnologia alargaram o âmbito da sua aplicação aos organizadores de eventos, algo que continua em plena expansão. Uma das utilizações mais óbvias é permitir que os organizadores explorem os locais escolhidos sem estarem presencialmente no local, recorrendo a imagens 3D para analisar o local, planear a sua conceção e aprovar as respetivas salas sem sair do escritório. No próprio evento, óculos de realidade virtual podem levar os participantes para qualquer lugar, garantindo também que o evento se torna mais envolvente e interativo. Mas a realidade virtual não se limita a auxiliar os organizadores e eventos a utilizarem de forma mais eficiente o seu tempo limitado, também pode contribuir para iniciativas ecológicas e para a redução da pegada de carbono.
Proporcionar uma experiência mais personalizada aos participantes não é algo novo para os organizadores de eventos. Neste caso, a tecnologia vem facilitar esta tarefa. Seja com recurso a Bluetooth ou Wi-Fi, agora é possível ter uma noção muito melhor dos interesses dos participantes e agir em conformidade. Já abordámos a importância da recolha de dados, dados que podem ser utilizados para personalizar a experiência de todos os presentes e ir ao encontro do que pretendem, influenciando os seus comportamentos para cumprir os objetivos necessários. Além de melhorar a experiência dos participantes, esta tecnologia também lhe permitirá, a si e a todos os intervenientes, obter informações para melhorar a eficiência, maximizando um recurso que é sempre muito limitado no dia a dia dos organizadores de eventos, o tempo.
Com tantas novidades tecnológicas a chegar ao setor das reuniões e eventos, a única dúvida é se o setor vai conseguir implementar estas soluções à mesma velocidade que as mesmas são desenvolvidas. Com a expansão das redes 5G, uma percentagem muito maior da nossa atividade estará associada à Web Espacial, à medida que os mundos virtual e real convergem. Os organizadores de eventos que pretendam e consigam aproveitar estas oportunidades tecnológicas vão destacar-se desde que o façam de forma sábia. Fale com a nossa equipa de especialistas do NH Hotel Group e abrace o futuro connosco…
