Meetings Blog Nov 15, 2018
Quer a reunir com um cliente para combinar os planos mais recentes ou a visitar um local potencial para uma excursão, estar em movimento é uma componente essencial da vida de um organizador de eventos. Manter a eficiência e conseguir realizar tarefas importantes enquanto se está fora do escritório é uma competência útil, e proporcionamos aqui algumas sugestões para que isso seja possível.
Poderá não estar no seu local habitual, mas não deixa de estar a trabalhar, e é importante que partilhe as suas circunstâncias, já que é improvável que os e-mails deixem de chegar só porque teve de se ausentar. Defina uma mensagem de “fora do escritório” a explicar que está ausente, deixe um contacto alternativo e diga que responderá o mais rapidamente possível. Porém, pense também em adicionar alguma criatividade à mensagem automática, com base nas mensagens que provavelmente receberá. É uma oportunidade para sugerir a alguém a sua newsletter ou uma página de inscrição, ou talvez mesmo uma oportunidade para criação de contactos, caso partilhe os seus dados das redes sociais para que as pessoas possam seguir/interagir.
Se vai viajar, precisará de bagagem. Faça as malas com cuidado e considere as opções disponíveis para a sua viagem. Quer vá de carro, autocarro, comboio ou avião, a forma como transporta os seus pertences pode ser facilitada se escolher malas de qualidade. Pense no que precisa de levar consigo e invista num kit para poupar espaço. Sentir-se-á grato/a por tê-lo feito!
Escolha um carrinho se precisar de trazer muitos pertences (incluindo alguns dispositivos pesados, como o seu computador portátil) – os seus ombros e as suas costas vão agradecer – ou escolha uma mochila se só precisar de trazer artigos pequenos e leves.
Além disso, verifique o clima no seu destino para garantir que leva a roupa perfeita. Selecione vestuário versátil, para que possa reutilizar a mesma peça de roupa em várias ocasiões. Não se esqueça de tratar dos seus artigos de higiene pessoal. Consulte as especificações da sua companhia aérea no caso de não planear despachar a sua bagagem, já que não poderá trazer consigo frascos com mais de 100 ml.
Quando fizer a mala, lembre-se de colocar as suas calças, camisolas e sapatos no fundo do carrinho. Por cima, ponha o seu vestuário mais leve, como como vestidos, camisas ou blusas. Todas as roupas que não tendam a enrugar, como as suas jeans ou camisolas interiores, devem ir enroladas dentro da mala.
Estamos em 2018, e o que está em questão hoje em dia não é tanto se utiliza tecnologia nas suas viagens, mas antes um debate sobre porque e como é útil a tecnologia que transporta consigo. Os seus dispositivos móveis terão provavelmente potencial para gerir muitas das suas necessidades, por isso vamos garantir que os utiliza ao máximo.
O trabalho remoto é fundamental hoje em dia, especialmente numa indústria como a das reuniões e eventos. Descubra alguns realmente úteis neste site.
Veja, por exemplo, o TripIt ou o TripCase. Estes programas transformam a organização de reuniões e a monitorização das suas reservas de viagens, restaurantes, etc. numa tarefa simples. Terá mais organização ao seu alcance com a Todolist, uma aplicação muito simples e que consegue assegurar que nenhuma das tarefas menores para a viagem seja negligenciada. Apesar de vivermos num mundo onde cada vez existem mais Wi-Fi e ligações de rede, é vital que consiga aceder facilmente aos seus documentos, independentemente de onde estiver. Transfira todos os elementos dos seus compromissos para a Google Drive, a OneDrive ou a DropBox para ter paz de espírito, e quando se voltar a ligar tudo estará sincronizado, sem complicações.
Evidentemente, as engenhocas modernas precisam de energia, por isso tenha sempre carregadores e unidades de alimentação portáteis de reserva num daqueles bolsos úteis das suas bens escolhidas bagagens (não se esqueça dos seus auscultadores!).
A que horas do dia prefere comer? Tem alguma rotina preferida para o que come e o local onde come? Evidentemente, se tiver compromissos longe do seu escritório ou da sua casa, precisará de encontrar uma alternativa. Olhe para os dias seguintes e planeie os momentos em que conseguirá reabastecer. Conseguirá possivelmente organizar um almoço ou jantar à mesa mas, caso contrário, selecione locais onde possa comer qualquer coisa rapidamente. Leve na mala alguns dos seus lanches saudáveis favoritos, que também podem fornecer um bem-vindo estímulo quando o seu corpo e a sua mente precisarem de estar no seu melhor.
Não subestime o poder de dormir bem. Tente descansar o máximo que conseguir e em qualquer lugar onde conseguir. Uma pequena sesta enquanto se senta no avião ou no comboio poderá carregar as suas baterias. Siga este conselho e sentir-se-á novo e revigorado, 100% preparado para enfrentar qualquer compromisso ou reunião.
Naturalmente, existirão períodos temporais que poderá adicionar ao processo de planeamento. Estes momentos podem ser preenchidos com tudo, desde contactos com outros clientes e para confirmação de oradores até ler notícias do setor e atualizar as páginas das redes sociais (especialmente, caso se tenha deslocado a um qualquer sítio para tirar ou partilhar fotos/informações específicas). Lembre-se também de que estes tempos podem ser valiosos momentos de reflexão e representar uma oportunidade para introduzir mais criatividade no seu planeamento.
Todos os organizadores de eventos compreendem a importância do tempo; por isso, manter a sua produtividade quando está fora do escritório significa que maximiza a sua produtividade em cada um dos preciosos minutos entre o momento presente o próximo grande dia. Como disse certa vez o empresário Peter Drucker, “eficiência é fazer coisas da maneira certa; eficácia é fazer as coisas certas”. Ambas são essenciais ao êxito.
