No mundo empresarial acelerado da atualidade, a produtividade tornou-se um fator chave para determinar o sucesso. Para os profissionais que realizam viagens de trabalho frequentes ou trabalham em vários ambientes, é fundamental dominar a arte da produtividade. Quer seja um organizador de eventos sempre em movimento ou um viajante em negócios que deseja otimizar a sua eficiência, este artigo irá permitir-lhe alcançar o sucesso onde quer que se encontre. Prepare-se para explorar as estratégias chave e as dicas confirmadas pelos especialistas, que irão transformar a forma como trabalha e viaja, aumentando assim o seu desempenho.
Suporte técnico: Utilização de aplicações móveis de produtividade
A organização e eficiência são fundamentais para alcançar uma produtividade extraordinária. Felizmente, a tecnologia oferece diversas aplicações móveis de produtividade que podem transformar a forma como trabalhamos. Estas são as nossas aplicações móveis de produtividade preferidas, que o ajudarão a poupar tempo e facilitarão o seu fluxo de trabalho durante as viagens de negócio:
- Trello: A nossa ferramenta favorita de gestão de projetos. É muito intuitiva e ideal para a colaboração. Pode organizar o painel em diferentes categorias utilizando etiquetas, por exemplo, para diferentes clientes ou áreas. Inclui listas de verificação de tarefas e prazos, para tornar o seu fluxo de trabalho muito mais simples.
- Asana. Com esta aplicação, pode atribuir e priorizar tarefas e listas de tarefas. Inclui sempre excelente visualização de dados das metas da sua equipa, com recurso a gráficos.
- Evernote: Se pretende deixar de utilizar documentos impressos e começar a utilizar uma aplicação digital, esta é a opção perfeita. Pode tomar notas num caderno na nuvem e adicionar apontamentos, documentos, ficheiros de imagens, áudio e mesmo de vídeo num só local.
- RecueTime: Por vezes, a melhor dica para aumentar a produtividade do trabalho é concentrar-se. Esta aplicação elimina as distrações e aumenta a concentração ao monitorizar o trabalho realizado. Apresenta metas e mantém a sua motivação. Indica o tempo ideal para o trabalho com concentração e até o avisa se estiver a realizar demasiadas tarefas em simultâneo.
- Se precisar de bloquear o acesso a determinados websites ou contas nas redes sociais durante o trabalho, Freedom é a aplicação certa. A aplicação proporciona ruído ambiente. Pode sincronizar a Freedom em todos os seus dispositivos para eliminar as distrações durante o horário de trabalho.
A melhor alimentação para aumentar a sua produtividade do trabalho
Para manter o máximo desempenho durante o expediente, deverá alimentar o seu corpo e mente com os nutrientes corretos. Quer viaje com frequência ou trabalhe em projetos exigentes, a adoção de hábitos de alimentação cuidados e a inclusão de práticas que aumentam a energia podem melhorar substancialmente a sua produtividade e bem-estar geral.
- Alimentos que fortalecem o cérebro e a produtividade: Alimente a mente para garantir o máximo desempenho. Os peixes com um elevado teor de gordura e ómega 3 promovem a saúde do cérebro. Fruta rica em antioxidantes, como os mirtilos, e a ingestão diária de legumes darão um impulso enorme às suas capacidades cognitivas.
- Recarregue as baterias com pausas para a mente: Pare durante cinco minutos para se concentrar na respiração e descansar os olhos.
- Faça pausas que repõem a energia e sestas curtas mas restauradoras: As sestas curtas mas restauradoras e as pausas que repõem a energia poderão ser a arma secreta da produtividade do trabalho. Descubra o seu período mais produtivo e realize as tarefas mais exigentes nessa altura. Entretanto, faça um passeio rápido e alongamentos para despertar o corpo e revitalize a mente.
- Cuidado com a cafeína e o açúcar! Recupere energias de forma inteligente: A cafeína poderá fazê-lo sentir-se mais enérgico temporariamente, mas demasiada cafeína pode resultar em quedas de energia. Evite os snacks com açúcar para assim manter os seus níveis de energia estáveis e a sua concentração durante mais tempo.
Reserve tempo para descansar: Revitalizar a sua produtividade
Num mundo a ritmo acelerado como o nosso, é essencial reconhecer a importância do descanso para a produtividade. A reserva de tempo para o descanso é uma necessidade para a produtividade e o bem-estar a longo termo. As pausas permitem-nos recarregar a nossa energia mental e física, melhorar a produtividade e manter o máximo desempenho. Procure dormir 8 ou 9 horas por noite para conseguir isto.
Eis algumas das razões para seguir uma rotina diária de descanso:
- Claridade mental: O descanso permite que a sua mente recarregue, melhorando assim as suas capacidades de tomada de decisões e de resolução de problemas.
- Criatividade: As pausas oferecem-lhe o espaço mental de que necessita para pensar com criatividade e adotar novas perspetivas.
- Aumento da concentração: Os intervalos regulares para descansar evitam a fadiga mental, permitindo a concentração.
- Redução do stress: As pausas para descansar reduzem o stress, promovem um ambiente de trabalho mais saudável e melhoram o seu bem-estar geral.
- Melhor saúde física: O descanso contribui para a recuperação física, reduzindo assim o risco de problemas de saúde associados a longos períodos de trabalho.
Planear tudo é fundamental para dominar a produtividade
Para alcançar a produtividade num ambiente de trabalho acelerado, a arte de planear tudo é crucial. Ao organizar as suas tarefas, definir metas claras e gerir o seu tempo eficazmente, irá permanecer concentrado, reduzir o stress e dar asas ao seu verdadeiro potencial. Eis algumas dicas:
- Faça listas para tudo: Comece o dia com um roteiro claro do que pretende alcançar. Anote as suas prioridades, prazos e tarefas para controlar tudo. Assim, conseguirá adaptar-se melhor às mudanças inesperadas.
- Defina objetivos SMART: Defina objetivos a curto e longo prazo. Estes devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e definidos no tempo (SMART na sigla inglesa). Desta forma, orientarão e marcarão um rumo para o seu trabalho.
- Aplique técnicas de gestão do tempo: A técnica Pomodoro, o bloqueio de tempo ou uma regra de dois minutos são exemplos de técnicas para otimizar o tempo e aumentar a eficiência. Estabeleça períodos de tempo específicos para cada uma das suas tarefas.
- Delegue: Quando se encontra em viagem, faz sentido pedir a um colega que realize algumas das suas tarefas. Partilhe todos os pormenores para que o seu colega saiba o que fazer. A delegação pode fazer uma enorme diferença na sua carga de trabalho.
- Mantenha a flexibilidade: O planeamento é essencial, mas também é crucial saber lidar com mudanças de agendamento, tarefas ou prioridades num ambiente de trabalho dinâmico. Abrace a mudança e esteja pronto a adaptar-se quando tal for necessário.
- Não se esqueça de também planear tempo para si: O equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal através da reserva de tempo para os hobbies, descanso ou atividades com os amigos e a família é um dos aspetos mais importantes da produtividade. Cuide de si e recarregue as energias. Irá aumentar a sua produtividade do trabalho.
Experimente espaços de trabalho pouco convencionais
Se está cansado do contexto habitual de trabalho no escritório, dê asas à sua criatividade e produtividade ao deixá-lo de lado e optar por ambientes de trabalho pouco convencionais. Explore estes espaços únicos que darão novo vigor à sua mente e inspirarão inovação. Eis alguns locais de trabalho inovadores:
- Espaços de co-working: Trabalhe junto a outros profissionais. Interaja com pessoas que partilham a sua visão, troque ideias e colabore num ambiente dinâmico e estimulante.
- Cafetarias: Por vezes, para melhorar a produtividade só precisa de um ambiente acolhedor, com o aroma de café recém-feito e música suave.
- Retiros na natureza ou que inspiram: Sinta a beleza da natureza. Participe em workshops de crescimento pessoal e realize atividades que questionam a sua forma de pensar, para assim adotar uma nova perspetiva no trabalho.
- Terraços na cobertura: Leve a sua produtividade a novas alturas num terraço na cobertura dos edifícios, com vistas panorâmicas como esta. O ar fresco e as vistas fabulosas criam o ambiente perfeito para pensar de forma inovadora.
Automatize as suas tarefas para simplificar o seu trabalho
A automatização veio mudar o panorama da produtividade do trabalho. Simplifique as tarefas repetitivas, utilize a tecnologia para realizar processos rotineiros e aumente a eficiência. Deste modo, terá mais tempo para centrar-se em trabalho ou objetivos mais importantes.
- Utilize
ferramentas de automatização de tarefas para simplificar o seu fluxo de trabalho. Eis alguns exemplos: ClickUp, Tallyfy, Jira ou Wrike.
- Tire partido da automatização de emails com modelos, filtros de email e sequências de email predefinidas para situações específicas.
- Análise de dados automatizada: Permite-lhe tomar decisões orientadas por dados. Estas ferramentas recolhem, tratam e obtêm dados com um só clique.
A automatização minimiza os erros e reduz o tempo dedicado a tarefas repetitivas, permitindo-nos realizar mais em menos tempo. Poderá concentrar-se no planeamento estratégico, resolução de problemas ou outras atividades que contribuem para o sucesso da sua equipa.
Evite a realização de várias tarefas em simultâneo.
Com frequência, a realização de várias tarefas em simultâneo (“multitasking”) parece ser a solução para fazer mais em menos tempo. No entanto, a realidade é outra, e o “multitasking” é atualmente mais conhecido como a “morte da produtividade”. Dificulta a eficiência e reduz a qualidade do trabalho. Pode resultar em erros que exigem muito tempo para os corrigir. Aumenta o stress mental e reduz o desempenho cognitivo. Pode ter um impacto grave no seu bem-estar. Afeta a sua capacidade de concentrar-se numa só tarefa, o que leva a falta de foco.
Elimine as distrações: A importância da concentração para a produtividade do trabalho
No nosso mundo digital, as distrações estão em todo o lado: redes sociais, telemóvel ou o adiamento das tarefas podem distrair até as mentes mais disciplinadas. Eis algumas dicas para evitar distrações e criar um ambiente de trabalho produtivo:
- Defina limites com a tecnologia: Estabeleça períodos sem tecnologia durante o horário de expediente para limitar o acesso às redes sociais e às aplicações não essenciais.
- Implemente o Não incomodar: Ative o modo “Não incomodar” no telemóvel ou computador durante as sessões de trabalho que exigem mais concentração para não receber notificações e assim evitar as interrupções.
- Crie um espaço de trabalho sem distrações: Escolha uma zona específica para o trabalho sem distrações ou ruído. Minimize a desordem e garanta que o seu espaço de trabalho promove o foco e a concentração.
Crie uma rotina de produtividade para si
Desenvolver uma rotina diária bem pensada pode ser o seu melhor aliado na busca da produtividade do trabalho. Otimize o seu bem-estar físico, mental e emocional. Estas são as nossas melhores dicas para uma rotina diária:
- Identifique as suas prioridades: pessoais e profissionais. Estruture a sua rotina diária em torno das mesmas.
- Divida o dia em blocos: para o trabalho, exercício, tempo com a família, respirar, etc.
- Crie um ritual para as manhãs: Comece o dia com energia e encare-o com positivismo. Medite, escreva no diário ou faça exercício e prepare a sua mente e corpo para o dia.
- Planeie tudo na noite anterior.
- Seja realista: A sua rotina deverá ser factível. Evite assumir demasiados compromissos ou agendar demasiadas tarefas, o que poderá resultar em esgotamento.
- Mantenha a consistência e a paciência: Criar a rotina ideal para si demora tempo. Seja bondoso e paciente consigo mesmo, enquanto cria novos hábitos e se familiariza com a sua nova rotina.
Em resumo, uma rotina bem pensada que elimine distrações e promova uma abordagem focada irá desencadear uma produtividade sem comparação e permitir-lhe alcançar sucesso fantástico, na sua vida pessoal e profissional. Quer viaje pelo mundo em negócios ou adore ambientes de trabalho dinâmicos, o domínio da produtividade é uma competência indispensável.
