Abr 11, 2016
Isto baseia-se num facto incontestável: os espaços de trabalho e a tecnologia evoluem rapidamente, oferecendo aos utilizadores uma infinidade de novas oportunidades para reunir e colaborar, sem necessidade de estarem fisicamente presentes numa sala de reunião.Num recente estudo publicado na revista “Wired”, Ryan Anderson, o Diretor de Estratégia da Herman Miller (o maior fabricante de mobiliário para escritório nos Estados Unidos) indicou que só 25% das reuniões realizadas utilizam o escritório, o que mostra claramente uma alteração na cultura empresarial. Hoje, a tecnologia permite-nos contribuir e colaborar sem estarmos fisicamente no mesmo lugar que as pessoas com quem trabalhamos. Além disso, é importante incluir todas as pessoas envolvidas no processo de tomada de decisões. Assim, a flexibilidade, as poupanças substanciais com viagens e o aumento considerável da produtividade são os principais catalisadores da mudança.
Algo tão simples e tão importante como permitir uma flexibilidade total e possibilitar uma maior produtividade. Já há alguns anos, líamos na comunicação social que, tanto em Espanha como em muitos outros países do mundo, o número de telemóveis superava o número dos habitantes.A imprensa também divulgou recentemente um estudo publicado pelo Observatório Nacional para as Telecomunicações e a Sociedade da Informação (ONTSI), que confirma que o número de smartphones representa quase 60% dos telemóveis do mercado. Isto demonstra, sem margem para dúvida, o interesse crescente pela mobilidade dos utilizadores. É por isso que hoje as empresas consideram os benefícios da utilização de plataformas unificadas de comunicação (como o Skype for Business) ou de produtos para colaboração multiponto (como o kapp iQ) que permitem trabalhar em dispositivos móveis tal como no escritório. Não se trata de saber onde ou como, mas sim quando.
É verdade que olhar para um ecrã não é o mesmo que olhar fixamente para os olhos de outra pessoa, mas pessoalmente acredito que são duas coisas complementares, e não incompatíveis.
Por exemplo, na minha empresa, como em muitas outras, temos várias reuniões todas as semanas e, como a maioria dos profissionais, por vezes reunimo-nos para abordar temas específicos e por vezes é com pessoas que não conhecemos, seja para vender, colaborar, ou trabalharmos juntos em projetos. O que para mim não faz sentido é que todos tenham de se dirigir a um lugar específico sempre que uma equipa tenha de reunir. Isso tem impacto sobre os custos, o tempo investido em viagens de um lado para o outro, em preparações, etc. As reuniões físicas não são sempre necessárias. Por vezes, pode ser suficiente uma reunião virtual, consideradas as agendas, o tempo e os custos.
Na minha opinião, o mais importante é trabalharmos de forma colaborativa na resolução de problemas específicos ou colaborarmos num ambiente de equipa para desenvolver ideias e projetos. As reuniões são convocadas para concluir tarefas, atribuir trabalhos ou projetos, debater ideias e/ou estratégias ou tomar decisões específicas. Não se convocam reuniões só por convocar.
Resumindo, convocam-se reuniões para aumentar a produtividade em termos de qualidade e quantidade, e não só para passar o tempo. É aqui que a tecnologia é essencial. A capacidade de ver, ouvir, partilhar e trabalhar simultaneamente no conteúdo é o que torna as empresas mais eficientes e, consequentemente, muito mais competitivas.
A tecnologia proporciona ao utilizador o potencial para melhorar o seu desempenho
Depende do objetivo da reunião. Existem plataformas muito potentes e de custo muito reduzido, como o Skype for Business, que por 1,50€ por utilizador por mês permite-lhe ter até 1000 participantes, independentemente do dispositivo que utiliza ou de ter ou não o software.
Isso é o melhor de tudo: são tão simples que qualquer pessoa consegue usá-las.
Não posso falar por todas as marcas, mas se por exemplo considerarmos as que referimos antes (Skype for Business e kapp iQ), são ambos produtos intuitivos e fáceis de utilizar, com curvas de aprendizagem muito curtas.
O Skype for Business é uma sofisticada plataforma unificada de comunicações (pense nele como uma versão evoluída de videoconferência) que proporciona uma combinação de chat, vídeo HD, áudio, conteúdos e muito mais. Mas o melhor de tudo é que o utilizador não precisa de se preocupar com nada. O Skype for Business funciona com uma simples aplicação, e a sua versão de Sistemas para Sala de Reunião , como os que existem NH Hotel Group em muitos locais na Europa, é ainda mais fácil de usar. O sistema tem detetores de presença que inicializam tudo assim que o utilizador entra na sala. Uma vez ativado, é mostrado um grande botão azul no ecrã que inicia a reunião. E está tudo preparado. Precisamente dez segundos até começar. Utilizando este sistema, participantes em vários locais do mundo podem ver e ouvir tudo o que acontece na sala, além de conseguirem ver, interagir e contribuir com os conteúdos apresentados.
No segundo caso, o kapp iQ, é uma superfície colaborativa onde todos podem ver, escrever ou guardar conteúdos a partir de qualquer dispositivo (móvel ou de secretária). Estes conteúdos são armazenados numa aplicação, para que não tenha de encher o seu dispositivo com imagens dos slides. Com o kapp iQ, o utilizador pode levar consigo todas as anotações de uma forma fácil e organizada.
Sejamos realistas. Não dispomos de tempo livre ilimitado para obtermos toda a formação necessária à utilização de cada nova ferramenta. Se a tecnologia não for de utilização fácil, é provável que os utilizadores não passem a usar a ferramenta de forma regular.
O tipo de reunião não é importante. Todos os tipos de reuniões podem usar esta tecnologia: desde uma equipa de vendas a rever resultados ou a definir objetivos até uma sessão de brainstorming, ou mesmo uma equipa de criativos a trabalhar num novo projeto.
