Jeff Hurt comments on the NH Meetings blog about the changes that the M&E sector has experienced in recent years and the role of technology.
Mai 21, 2018
O convidado de hoje é Jeff Hurt, da Velvet Chainsaw Consulting. Com experiência em reuniões e eventos para organizações sem fins lucrativos, governos e empresas, passou a dedicar-se à consultoria neste setor. No blog NH Meetings, aborda as mudanças pelas quais o setor passou e o impacto da tecnologia no processo de planeamento e nos próprios eventos.
Pareço uma criança de cinco anos, curiosa e exploradora, presa no corpo de um adulto. É assim que me sinto na maior parte dos dias. A minha escolaridade formal é na área da educação, com um trabalho de pós-graduação no domínio da Andragogia — como o cérebro humano adulto aprende. Planeio reuniões e eventos através da perspetiva da aprendizagem, da ciência e da sociologia.
Logo após a faculdade, dei aulas e trabalhei com um grupo de jovens local, onde aprendi muito sobre o planeamento de reuniões e eventos. Também desenvolvi um currículo e acabei por trabalhar em associações sem fins lucrativos em reuniões, eventos e educação. Trabalhei para organizações sem fins lucrativos, governos e empresas nos domínios das reuniões e da educação. Há oito anos, passei a ser consultor nos setores das reuniões, da educação e das organizações sem fins lucrativos.
A Velvet Chainsaw Consulting é uma equipa de seis pessoas, cada uma com as suas próprias áreas de especialização. Fazemos avaliações de 360 graus de conferências de média e grande dimensão, desde o seu estudo de viabilidade, ao seu mercado-alvo, aos seus patrocínios, à sua programação, ao seu marketing, ao alinhamento estratégico e às questões de governação, etc. Não fazemos diagnósticos, mas prescrevemos por que caminho pensamos que os líderes do evento podem ir na sua próxima reunião.
Alguns dos projetos em que estamos a trabalhar atualmente consistem em ajudar a Associação Médica Canadiana a reimaginar as suas reuniões anuais, bem como outras conferências médicas a reformular os seus aspetos de governação e programação.
Outro projeto em que estamos a trabalhar é o desenvolvimento da nossa própria conferência para os nossos clientes e potenciais clientes sobre metacognição, a utilização dos nossos cérebros pré-históricos no século XXI e a neurociência do pensamento inteligente. Sabemos que liderar e prosperar a partir do lobo frontal do nosso cérebro é a ferramenta competitiva do futuro.
Antes de mais, o que mais gosto no trabalho em reuniões e eventos são as pessoas. Tanto os icónicos oradores das reuniões que me desafiam a pensar de forma diferente e a conceber melhores experiências, como os participantes que assistem a esses eventos. Uma segunda coisa de que gosto é de aprender com novos mercados e áreas fora do setor da hotelaria. Algumas das minhas melhores ideias vêm de outros setores e profissões. Uma terceira coisa que me agrada é estar constantemente a experimentar formatos e programas de reuniões para introduzir novos conceitos e experiências de aprendizagem. Estou sempre a pensar, a refletir e a tentar melhorar.
Uma das maiores e mais óbvias mudanças na reserva de locais e na organização de reuniões é a possibilidade de obter vários espaços online. Consigo rapidamente ter uma ideia do local, do espaço, da vizinhança, da proximidade dos transportes e dos pontos de interesse, etc. Também estamos a testemunhar em primeira mão como os participantes em conferências estão continuamente a trazer pedidos e necessidades mais sofisticados para os nossos eventos, como escolhas alimentares mais saudáveis, bem como mais participantes com restrições alimentares específicas, a necessidade de espaços de trabalho durante os nossos eventos e o desejo de ter experiências transformadoras, e não encontros tradicionais em conferências transacionais.
Todos nós ainda estamos a descobrir os prós e os contras das novas ferramentas tecnológicas utilizadas durante os nossos eventos. Dispositivos móveis, mapeamento 3-D para AV, reuniões híbridas, sinalização com ecrã tátil, sistemas de resposta do público, realidade virtual e realidade aumentada são apenas alguns dos exemplos que constatamos estar a afetar as nossas reuniões. Ainda agora começámos a ouvir provas científicas sobre a forma como os nossos hábitos tecnológicos de estarmos sempre conectados nos podem distrair de estarmos presentes e de não percebermos o óbvio, e sobre como o multitasking é um mito. Temos de nos lembrar que a próxima nova ferramenta deve ajudar-nos a relacionarmo-nos uns com os outros, mais do que apenas proporcionar um momento surpreendente na nossa reunião.
Muitos dos nossos clientes estão à procura de ferramentas de benchmarking ou de métricas que os ajudem a diagnosticar a saúde e a sustentabilidade financeira dos seus eventos. Outro pedido comum é o de ajudar os comités consultivos de conferências e os oradores na transição para modelos de apresentação, aprendizagem e programação do século XXI, tendo em conta as necessidades e aspirações dos seus participantes.
Muitas vezes, os nossos clientes querem realmente uma série de ideias novas, frescas, de vanguarda e inovadoras para implementar nos seus eventos. Querem o que é tendência agora e o que vem a seguir.
Muitas vezes, os nossos clientes querem realmente uma série de ideias novas, frescas, de vanguarda e inovadoras para implementar nos seus eventos. Querem o que é tendência agora e o que vem a seguir. Embora não nos importemos de os ajudar a aprender algumas noções novas, preferimos ajudá-los a aprender a tornarem-se criadores de tendências e a liderar o grupo. É isso que os distingue dos seus concorrentes ou de outras conferências. Quando podemos ajudar os nossos clientes a aprender alguns processos para inovar e planear com uma mentalidade voltada para o futuro, então demos-lhes as ferramentas para “pescarem sozinhos”, por assim dizer.
Uma das melhores formas de responder a potenciais clientes de reuniões é conhecer bem o seu mercado-alvo. Passe algum tempo a investigá-los, a fazer perguntas aos participantes sobre o que os mantém acordados à noite e o que os ajuda a levantar-se de manhã, bem como a imaginar-se no lugar deles por um dia e a compreender o que os motiva. Em seguida, pode criar experiências de conferência que os ajudem a ultrapassar a concorrência e os desafiem a serem diferentes dos seus concorrentes.
Deu-nos acesso em tempo real a pessoas e locais como nunca antes no passado. O vídeo 360 também nos permite caminhar remotamente e ter uma noção do local e do seu espaço. Também podemos utilizar mais ferramentas para personalizar um evento para o nosso participante, desde marketing personalizado e individualizado a encontros de networking, experiências de aprendizagem específicas e sessões individuais de coaching e mentoring. Continuaremos a planear eventos que não sejam do tipo “tamanho único”, bem como a criar experiências em salões de baile com grandes tendas, para que os participantes se sintam parte de algo maior do que aquilo que são com a sua tribo.
As reuniões vão tornar-se maiores e mais pequenas ao mesmo tempo. E o tempo de resposta para as reservas continuará a ser curto e rápido. O desejo dos nossos participantes em reuniões por experiências únicas, personalizadas, adaptadas e sofisticadas continuará a evoluir. Da mesma forma, os nossos participantes vão querer participar em eventos que utilizem locais com tecnologia de ponta, mantendo ao mesmo tempo um tratamento de alta qualidade e premium.
[bctt tweet=”Os nossos participantes vão querer participar em eventos que utilizem locais com tecnologia de ponta, mantendo ao mesmo tempo um tratamento de alta qualidade e premium.” username=”nhmeetings”]
Há muitos anos, eu estava a trabalhar para uma organização ambiental sem fins lucrativos sediada no Texas. Tínhamos uma conferência anual com 1.500 a 2.000 participantes que se deslocava pelas principais cidades do Texas. Era o nosso 25.º aniversário e, em conjunto com a nossa reunião anual, organizei uma conferência ambiental para crianças, com a duração de dois dias, que esperávamos que pudesse atrair 50 crianças. Para nossa surpresa, o evento contou com a participação de mais de 350 jovens de todo o estado. Contratei 15 professores que desenvolveram, cada um, o seu próprio curso de dois dias com uma temática ambiental e disciplinas opcionais à tarde. Também contratei a polícia local que estava de folga para nossa segurança e vários profissionais de reuniões para ajudar nas necessidades administrativas. Contratei uma equipa de cozinha para ajudar nas refeições e nos coffee breaks e alguns enfermeiros para atender às nossas necessidades médicas. Levei as crianças do hotel sede para uma escola secundária local que alugámos como local principal para o evento. Desde jogar novos jogos cooperativos ao ar livre com 100 crianças de cada vez, a fazer malabarismos com enormes bolas insufláveis, a visitas a animais selvagens de perto, a passeios de iate para ver os morcegos locais a levantarem voo para as suas refeições noturnas, a um evento de encerramento no último dia em que os 2000 adultos vieram visitar a conferência ambiental dos jovens, foi um enorme sucesso que continuámos a planear durante vários anos.
