Agustina Quirno é Gerente de Eventos Corporativos da Furlong-Fox. Nesta entrevista, ele compartilha conosco suas experiências e visões sobre o setor.
Congresos Farmacia, Eventos Automoción, Planificador de eventos
Abr 29, 2019
Comecei por trabalhar num projeto providenciado pela minha amiga, mentora e chefe Gabriela Olivieri, Gerente de Reuniões na Furlong-Fox. Em 2010, ela estava à procura de alguém que fosse capaz de desenvolver a área comercial do departamento, e como sabia que eu trabalhara como vendedora de publicidade desde muito jovem, sugeriu-me essa posição.
Na Argentina, e acredito que isto seja verdade em todos os níveis, não conseguimos planear nada com antecedência, e muito menos a médio ou longo prazo. E mesmo quando temos os meios para tal, também somos especialistas em nos boicotarmos. Isto significa que, no interior das empresas e dos seus departamentos de organização de reuniões, cada requisito é exigido como se fosse para ontem. E mesmo nos casos em que fazem perguntas com antecedência, os clientes querem respostas com urgência. Isto faz com que seja desafiante elaborar um programa bem-sucedido de Reuniões e Eventos, que crie resultados e capture dados valiosos para utilizar durante o processo de tomada de decisão e que cumpra realmente o tempo previsto para a sua execução.
Nesta indústria existem fatores determinantes que têm de ser considerados logo à partida. Primeiro, a necessidade de todas as empresas do setor aderirem ao Código de Conduta. A escolha da cidade anfitriã, do hotel e do próprio programa é definida e condicionada pelo Código de Conduta.
Não obstante, é fundamental desenvolver um programa de gestão logística para profissionais (ferramentas tecnológicas e formação de recursos humanos) para conseguir chegar eficazmente aos participantes, já que disso dependerá o êxito do evento: pretende-se que seja inesquecível e que, no fim do dia, os participantes se sintam diferentes do que eram à chegada.
Para reuniões de pequena e média dimensão, os participantes preferem a iluminação natural e um sítio que lhes permita apreciar vistas do meio natural envolvente entre as sessões. Em eventos de grande dimensão, com mais de 100 participantes, a maioria dos clientes pede espaços diferenciados, envolventes, fora do comum, de fácil acesso e que lhes permitam trabalhar com os seus prestadores de serviços preferenciais. Sobretudo, o local precisa de ser flexível, para que se possa negociar a configuração até poucos dias antes de se iniciar o evento. Caso contrário, essa falta de flexibilidade fará uma grande diferença no orçamento final e o cliente sentirá isso como um acréscimo inesperado de despesa.
Para se tornarem competitivos, o principal desafio dos organizadores de eventos consiste em criar programas-modelo para eventos que sejam eficientes e de custo reduzido
A indústria farmacêutica é verdadeiramente forte no nosso país. Os laboratórios conseguem assegurar níveis elevados de investimento, o que os transforma em intervenientes essenciais. O que acontece agora é que todos têm Departamentos de Compras altamente profissionais que exigem informações analíticas, ferramentas tecnológicas para aceder aos profissionais e equipas de consultores bem capacitadas. Este nível de exigência, que deriva dos enormes investimentos, fez disparar os custos e despesas que as empresas estão dispostas a pagar na Argentina. Para se tornarem competitivos, o principal desafio dos organizadores de eventos consiste em criar programas-modelo para eventos que sejam eficientes e de custo reduzido
A indústria automóvel permite que os organizadores de eventos criem eventos com grande impacto. Com o calendário certo para o planeamento, podemos desenvolver eventos inesquecíveis. Passámos por uma série de anos bem-sucedidos em termos de produção (apesar de, infelizmente, 2019 não ter sido um desses anos) e a indústria está a planear vários tipos de eventos, como lançamento de produtos, testes de condução para a imprensa, expositores em congressos, viagens de incentivo para revendedores de automóveis, recrutamento em diversas áreas e muito mais. Esta atividade proporciona aos organizadores de eventos a oportunidade de mostrarem a sua criatividade em cada aspeto. Apesar de ser complicado conseguirmos ser sempre originais, tentamos trabalhar com as últimas tendências, experimentando formas diferentes para comunicar e ter impacto sobre os participantes, e criar eventos inteiramente personalizados. A chave está em ter todos os detalhes sobre o lançamento do produto e um bom entendimento dos objetivos que a empresa pretende alcançar com o evento.
O nosso pressuposto principal é estarmos sempre atualizados. Investigamos tendências novas, contactamos fornecedores de mercados pouco habituais na organização de eventos e criamos novas formas para apresentar as nossas ideias. Vamos mais longe e conseguimos otimizar orçamentos. Sabemos que uma ideia fantástica terá um efeito negativo, se não estiver prevista no orçamento.
A nossa equipa é interdisciplinar, e visamos integrar profissionais com diferentes antecedentes e experiências não-convencionais para termos uma perspetiva mais rica e mais complexa sobre o evento.
Nos últimos anos, o setor argentino das reuniões e eventos profissionalizou-se mais. Existem mais empresas inteiramente dedicadas a este negócio, grandes empresas e empresários, e todos trabalham de forma muito comprometida com a obtenção de resultados. isto acontece porque os clientes e os utilizadores dentro das empresas mudaram em simultâneo. Precisamos de ideias com impacto mas realistas que garantam um ROI tangível e específico. Se um cliente gastar o seu dinheiro num evento, terá de saber onde gasta o seu dinheiro, e porquê. A resposta a estas questões é a convocação de organizadores de reuniões.
Também posso acrescentar algumas tendências cruciais que identifiquei nos últimos anos: em primeiro lugar, agora o cliente está preparado para exigir resultados qualitativos e quantitativos, e devemos agir em conformidade. Em segundo lugar, a conceção dos eventos também evoluiu, devido à ascensão das redes sociais e da hiperconectividade. Atualmente, espera-se que concebamos eventos como um “ponto de encontro”, para que cada participante possa desfrutar de uma experiência única e personalizada. Cada evento é como uma história de “escolha a sua própria aventura” para 50, 200 ou 1000 participantes; portanto, o verdadeiro desafio deverá ser assegurar que cada um dos eventos crie um impacto duradouro.
Eu conhecia o NH Hotel Group antes de começar a trabalhar na indústria de reuniões e eventos, porque viajava pelo meu país e pelo mundo e costumava ficar em vários hotéis NH. Atualmente, o NH Hotel Group é um parceiro fundamental, porque está presente em Buenos Aires, no interior da Argentina e em todo o mundo com as suas várias marcas. Isto garante que encontremos sempre o lugar certo para qualquer evento. O NH Hotel Group consegue sempre entregar as suas propostas dentro do prazo e com todas as informações solicitadas, e é flexível quando há necessidade de negociar. Tive oportunidade de visitar algumas das suas novas propriedades, principalmente da marca NH Collection . Acredito que o NH Hotel Group assegura padrões notáveis de serviço em todos os hotéis e espaços, independentemente da sua localização, o que nos ajuda a planear e a garantir que não encontraremos surpresas desagradáveis.
O maior êxito alcançado pela nossa equipa é conseguirmos manter a maior parte dos nossos clientes desde que este departamento foi criado na Furlong-Fox, há 25 anos. Desde então, captámos muitos mais clientes, alguns atraídos pelas recomendações feitas por outros, e muitos permanecem connosco. Estamos verdadeiramente orgulhosos deste facto, sentimos orgulho por saber que ainda confiam em nós. E é esse também o nosso maior desafio: mantermo-nos relacionados, com impacto, conseguindo poupar o seu dinheiro e atingindo resultados fiáveis, e tornarmo-nos cada vez mais profissionais num ambiente incerto, volátil e em constante mudança.
