Conferencias, Planificador de eventos
Abr 11, 2016
1 — Qual foi o melhor evento onde já participou? De que evento se orgulha mais, em termos do seu resultado?
Para mim, pessoalmente, uma das melhores memórias é a da Cimeira para a Segurança Nuclear de 2014. Este evento realizou-se na Haia (que fica a cerca de 20 km de nossa propriedade) e contou com a presença de 58 líderes mundiais, 5000 delegados e 3000 jornalistas. No NH Conference Centre Leeuwenhorst tivemos a honra de receber algumas das redes emissoras mais poderosas do mundo, como a NBC, os Serviços Secretos dos Estados Unidos, as forças armadas holandesas e uma grande parte da polícia holandesa. Durante três dias seguidos estivemos completamente lotados, a usar todos os metros quadrados do hotel de forma permanente. Servimos cerca 5000 refeições por dia no local e a colaboração que tivemos, especialmente das forças armadas holandesas, foi incrível.
No hotel também organizámos a 35ª edição do Congresso Internacional de Angariação de Fundos. O que é também notável, é que as 34 edições anteriores também se realizaram aqui no NH Conference
Centre Leeuwenhorst. Angariadores de fundos de todo o mundo viajaram até Noordwijkerhout, para partilhar conhecimentos e experiências e desenvolver novas estratégias para fazer do mundo um lugar melhor.
Outro evento importante e que nos entusiasmou verdadeiramente foi um dos nossos maiores eventos anuais; 1400 convidados participaram num programa empresarial para aprenderem uns com os outros, para se desenvolverem e para se tornarem melhores gestores do que já são. Começou na noite de domingo com um jantar de boas-vindas, não com um buffet, mas servido à mesa a todos os 1400 convidados: uma operação em grande escala na qual só ficámos satisfeitos ao disponibilizarmos o melhor serviço e a maior qualidade. E o que é que isto significou para nós? Bom, todos os 1400 convidados receberam a sua refeição em 18 minutos, todas as exigências dietéticas foram cuidadosamente respeitadas, foram servidas bebidas desde o momento em que os convidados entraram na sala, cada membro da nossa equipa tinha um sorriso no rosto e, evidentemente, uma atitude proativa.
2 — Qual é a coisa mais importante a considerar quando se organiza um evento?
Há algumas coisas importantes a considerar, mas a mais importante de todas é que o nosso cliente tem prioridade máxima. A satisfação do cliente é o principal ponto focal, e sinto que conseguimos alcançá-la através da colaboração e do trabalho em equipa com os nossos clientes. Somos uma única equipa que organiza o seu (e o nosso) evento. Além disso, nunca dizemos que não, porque acredito existir sempre uma solução para qualquer desafio que possa surgir.
3 — Usa algum truque ou sistema que a ajude a compreender devidamente as necessidades dos clientes?
Poderá parecer simples, mas basta abrir canais de comunicação para perguntar diretamente ao cliente quais são os seus desejos. Escutar e agir de acordo com o que se escuta é algo que não é feito com frequência. Evidentemente, esta é uma tarefa essencial do nosso gabinete de reservas, mas também é importante durante o evento. Os nossos NH Ambassadores estão em contacto constante com os convidados, para garantir que satisfazemos imediatamente as suas necessidades.
Os responsáveis pela restauração desempenham um papel importante na preparação de reuniões e eventos. O nosso chef de cozinha cria um menu de catering e convidamos os nossos clientes para uma degustação do menu. Mas como é que sabemos realmente do que gostam? Para termos 100% de certeza, estamos a desenvolver um teste que nos ajudará a compreender rigorosamente de que é que gostam os nossos clientes. Neste teste são feitas perguntas como: “Prefere gelado de baunilha ou gelado de framboesa?”, “Gosta de cappuccino ou de espresso?”, etc. Com os resultados, podemos determinar as preferências de um cliente. Temos planos futuros para adaptar isto a buffets inteiros; se o seu teste demonstrar que prefere sabores, por exemplo, mais doces ou acres, ou mais amargos, etc. podemos aconselhar a escolher um buffet com uma maior presença deste tipo de sabor.
4 — Existem formatos válidos para todos os tipos de eventos ou todos os eventos precisam de ser personalizados?
Todos os eventos são diferentes. Talvez não quando olhamos para o seu conteúdo, mas todas as pessoas de contacto são diferentes e exigem abordagens diferentes. Além disso, mesmo quando a pessoa de contacto é a mesma, os participantes são diferentes, as circunstâncias são diferentes, assim como o estado de espírito da pessoa de contacto e dos delegados, etc., etc. Tudo isto afeta o evento. A nossa função é ler nas entrelinhas, ter uma abordagem pessoal e criar o evento perfeito para os nossos clientes.
Aprendemos coisas novas em cada ocasião, e aplicamos esses valiosos ensinamentos no evento seguinte.
5 — Atualmente, o feedback do consumidor é muito importante. De que forma as opiniões dos participantes ajudam a melhorar o serviço?
O nosso objetivo consiste em nunca recebermos feedback negativo depois de um evento, porque depois de o evento ter terminado já não podemos fazer nada para corrigi-lo. Uma parte do nosso trabalho em equipa centra-se numa avaliação diária com o nosso cliente, durante a qual escutamos as suas experiências, debatemos o programa para o dia seguinte e avaliamos o dia anterior. Esta ferramenta excelente ajuda-nos, e ao nosso cliente, a tratarmos de todos os detalhes, a superarmos as expetativas e a tornarmos cada evento num evento memorável!
6 — Quais são as solicitações mais frequentes dos clientes: tecnologia de ponta, catering personalizável, serviços respeitadores do ambiente…?
É uma combinação de fatores. O catering é, sem dúvida, um aspeto muito importante para qualquer evento. Portanto, usamos os responsáveis pela restauração como expliquei anteriormente. E a tecnologia é muito importante, penso que para a maioria dos nossos clientes. Isto pode traduzir-se em eventos sem papel, em que cada participante dispõe do seu ecrã pessoal onde pode visualizar apresentações e trabalhos, ou em aplicações desenvolvidas para partilhar detalhes sobre o evento como o programa e que enviem mensagens com as últimas notícias sobre o evento. Mas também é uma ótima forma de os participantes se relacionarem.
