Amanda Thurlow has held various jobs in the events industry for over 10 years. From conceptualization to logistics and marketing, she has been involved in all stages of the event planning process.
Fev 07, 2019
O meu primeiro cargo oficial no setor de eventos foi de administradora para a equipa de vendas de eventos na Ricoh Arena, do Coventry City Football Club, antes da construção do estádio. O meu cargo era flexível, portanto, participei em diversas tarefas, incluindo vendas de conferências, visitas a locais em construção, seleção de utensílios de mesa, recrutamento, receção no dia do jogo no dia da abertura e muito mais. Depois disso, trabalhei na equipa de vendas do Hilton Birmingham Metropole, um dos maiores hotéis de conferências em Midlands, mas rapidamente decidi que preferia estar do lado da organização dos eventos. Assumi o cargo de administradora de eventos numa associação, depois assumi o cargo de coordenadora de exposições e patrocínios e, posteriormente, de organizadora de conferências e seminários. Aprendi muito com as outras pessoas ao meu redor e também formalizei a minha formação através de um diploma em gestão de eventos e de uma certificação profissional em marketing do CIM (Chartered Institute of Marketing).
Atualmente, trabalho a tempo inteiro numa associação diferente como diretora de envolvimento de membros. É um cargo diverso que envolve, em parte, a organização de eventos para os membros, desde um workshop para 30 pessoas até um jantar de comemoração para 500 pessoas.
Mais recentemente, depois de me ter tornado proativa nas redes sociais durante vários anos, lancei o meu blog www.amandathurlow.com em outubro de 2017, para partilhar as minhas experiências como profissional de eventos.Escrevi sobre eventos do setor, destinos, locais e muito mais. Este ano, fui convidada a facilitar discussões na Association of Executives Member Engagement Conference e na The Annual Exchange. Também fui convidada para fazer parte do painel de jurados da Meeting Industry Association #miaList2018 e estou a gostar bastante destas novas oportunidades.
Durante a minha Licenciatura em Língua Inglesa, Literatura Inglesa e Teatro, realizei um estágio no teatro local. Colaborei com a equipa responsável por organizar um festival de arte ao ar livre e gostei bastante. Negociei preços para as cabines portáteis no local, organizei o abastecimento de água para estabilizar estruturas aéreas, participei em reuniões com as autoridades locais sobre segurança e encerramento temporário das estradas. O meu chefe sugeriu que considerasse a organização de eventos como carreira, já que tinha um jeito natural para fazer com que as coisas acontecessem. Também trabalhei com ele em alguns festivais de música locais e ouvi as histórias do início da sua carreira sobre as conferências que ele tinha organizado. Isso fez-me refletir sobre que oportunidades estariam disponíveis. Foi quando escrevi para o Compass Group sobre trabalhar na Ricoh Arena, uma vez que os jornais locais tinham revelado que o estádio iria incluir uma sala de exposições criada especialmente para o efeito e instalações de eventos. Tive a sorte de ter essa inspiração e de ter o meu chefe como mentor durante os primeiros anos da minha carreira.
O planeamento de eventos tornou-se menos sazonal. Quando comecei, o verão costumava ser uma época tranquila, era a oportunidade de limpar o escritório e arquivar todos os documentos. Depois da época alta em novembro e à medida que o Natal se aproximava, a carga de trabalho diminuía. Isso acabou. O ciclo de eventos é contínuo.
O planeamento de eventos tornou-se menos sazonal
Na época da crise financeira, as pessoas ganharam mais respeito pelos eventos como uma oportunidade comercial e isso aumentou a sua popularidade em departamentos ou organizações não tradicionais de organização de eventos. As equipas de marketing, em particular, deram mais ênfase aos eventos, percebendo o valor das oportunidades de marketing presencial.
A competição por reservas aumentou, pois há muito mais eventos por onde os participantes escolherem. As tendências ao nível das reservas também mudaram. As pessoas são agora mais propensas a reservar à última hora do que com antecedência, o que aumenta o stress dos organizadores de eventos. É necessário muito mais marketing em vários canais. O que fez com que as expetativas em relação aos organizadores de eventos também mudassem.
Os participantes exigem mais experiências como parte de um evento. Os organizadores de eventos têm de ser cada vez mais criativos no que toca às suas ofertas de eventos para manter os participantes envolvidos. Isto envolve acompanhar as tendências do público e do setor e tentar oferecer mais.
As ferramentas que surgiram são infinitas e estão em constante evolução, desde plataformas operacionais sofisticadas de organização de eventos à realidade virtual, aplicações para eventos e IA. Existem ferramentas que beneficiam o organizador de eventos, os participantes e ambos. No outro dia estive num evento onde foi abordado o futuro da blockchain e as consequentes alterações que a blockchain pode provocar no setor de eventos. É necessário anteciparmo-nos às mudanças.
As ferramentas que surgiram são infinitas e estão em constante evolução, desde plataformas operacionais sofisticadas de organização de eventos à realidade virtual, aplicações para eventos e IA
Os primeiros passos na organização de qualquer evento são entender as metas e objetivos. Todos os eventos terão mensagens-chave que têm de ser transmitidas. Eventos de sucesso transmitem essas mensagens de forma criativa. Costumo pensar sobre as minhas ideias durante algum tempo e, em seguida, coloco todas essas ideias numa lista. Falo sobre as minhas ideias com outras pessoas na minha equipa e considero os recursos disponíveis. Isso geralmente ajuda a definir as ideias mais viáveis.
A organização de eventos proporciona diversos desafios, é difícil escolher apenas um. Gosto do desafio do marketing de eventos, por utilizarmos diferentes métodos para incentivar a venda de eventos e acompanhar o aumento de reservas. Vender um evento é gratificante na mesma medida em que é frustrante por não termos tanto espaço e lugares quanto desejaríamos!
A maior satisfação é que, seja qual for o desafio, temos de encontrar uma forma de o superar. A capacidade de resolver problemas é essencial para ser um organizador de eventos. Com o tempo e com mais experiência, acabamos por nos tornar mais eficazes a lidar com os desafios: oradores que desmarcam à última hora, queda de tetos de hotéis e alarmes de incêndio no meio das sessões constituem desafios no local. Aprendi com cada situação e estou mais preparada para lidar com a mesma da próxima vez.
Tenho uma enorme satisfação no final de um evento, quando correu bem. Apesar de todos os desafios antes e durante o evento, consegui que corresse bem e os participantes gostaram da experiência. Ser organizador de eventos é como ser um cisne. Todo o esforço acontece debaixo de água, mas tudo o que se vê é a graciosidade suave sobre a água. É por isso que a organização de eventos é classificada como uma das carreiras mais stressantes. Tem de estar sempre alerta, pensar rápido e encontrar soluções para os problemas ao mesmo tempo que cria uma experiência ímpar para os participantes.
Os indicadores-chave de desempenho variam dependendo dos objetivos do evento. Os indicadores-chave de desempenho de um evento de vendas são diferentes dos de um evento de imprensa/lançamento de um produto ou evento educativo. Todos os eventos devem recolher feedback dos participantes, portanto, este seria o principal indicador para medir o sucesso do evento. As perguntas feitas também têm de o ser de forma a ajudar a medir se o objetivo dos eventos foi alcançado, ou seja, devem ser perguntas além do quão satisfatório foi o catering ou a localização.
Mais empresas entenderão o poder de criação de comunidades e de relações que as redes sociais possuem. Muitas empresas usam as redes sociais apenas para vender e acabam por perder a oportunidade de interagir com os clientes. As redes sociais proporcionam uma forma direta de se envolver com o público, no momento em que o público quer e sobre temas de que o público gosta. A tecnologia está sempre em desenvolvimento e continuará a oferecer formas mais inovadoras de fazer isto.
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Mais empresas começarão a entender os benefícios de trabalhar com influenciadores em redes sociais específicos do setor. São embaixadores do setor que já possuem um vínculo com o seu público. Podem ser criadas parcerias e colaborações em vários setores, dependendo do tema do evento, mas também no setor de eventos. As diferenças entre influenciadores B2C e B2B também ficarão mais evidentes. Embora o marketing de influência na indústria da moda e beleza esteja bem estabelecido, na indústria B2B e de eventos ainda está a emergir.
A estrutura do EWL Club mudou recentemente, então o cargo de Presidente regional já não existe, mas ainda sou embaixadora do clube. A minha função basicamente envolve divulgar o EWL Club, tanto através de boca a boca quanto nas redes sociais. Além disso, também interajo com os membros pessoalmente e online para ajudar a criar uma rede eficaz. As cinco principais dicas que posso partilhar com outros profissionais de eventos incluem:
O setor está sempre a tomar medidas para reduzir a utilização de palhas de plástico, mas mais eventos podem aderir a esta ideia. Eventos, como o Farnborough International Air Show, incentivaram ativamente os participantes a utilizarem as suas próprias garrafas de água reutilizáveis, o que foi bom ver no início deste ano.
As medidas de sustentabilidade são mais viáveis quando toda a cadeia de abastecimento trabalha em conjunto para influenciar o comportamento dos participantes. Não participei na Imex, mas estou a par das várias iniciativas que colocam em prática para compensar o carbono emitido, reduzir o desperdício de alimentos, reciclar e reutilizar sobras de produtos para ajudar a beneficiar as iniciativas da comunidade local. Sou voluntária numa instituição de beneficência que trabalha com pessoas em situação de sem-abrigo no meu tempo livre e adoraria ver mais instituições de beneficência terem acesso a essas sobras de produtos, embora o principal objetivo deva ser a redução do desperdício.
